Huishoudelijk reglement van de ouderraad
1. Benaming:
Onder de benaming “Ouderraad van Gemeenteschool De Toverberg” wordt de ouderraad als officieel participatierorgaan opgericht.
2. De zetel van de ouderraad is gevestigd in Gemeentewegel 2, 1910 Berg (Kampenhout)
3. Doelstelling:
De ouderraad heeft tot doel om de samenwerking tussen de school en de ouders van de leerlingen te bevorderen. Daarbij staat het welzijn van de kinderen op deze school op vlak van onderwijs en opvoeding steeds centraal.
De ouderraad hecht groot belang aan een goede relatie met de inrichtende macht, het schoolbestuur, de directie en de leerkrachten van de school.
De ouderraad is een overlegorgaan dat geen rechtstreekse inspraak heeft in het beleid van de school, alleen adviesrecht.
De ouderraad behandelt enkel punten die voor de hele schoolgemeenschap van belang zijn. Voor individuele problemen kan elke ouder steeds bij de directie en/of leerkracht terecht.
4. Taken:
Om de doelstellingen te verwezenlijken heeft de ouderraad volgende taken
- ouders informeren over de activiteiten en standpunten van de ouderraad
- ouders informeren door activiteiten te organiseren van informatieve en vormende aard
- initiatieven nemen zodat ouders elkaar kunnen ontmoeten en de school beter leren kennen.
- het schoolteam ondersteunen –financieel of op een andere manier – zodat die zo goed mogelijk het pedagogisch project kunnen realiseren.
- Inspraak van de ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden onder andere door de schoolraad te adviseren.
5. Samenstelling
- Elke ouder die kinderen ingeschreven heeft op de school kan zich kandidaat stellen voor de ouderraad. Indien het aantal kandidaten het aantal te begeven plaatsen niet overschrijdt, zijn alle kandidaten van rechtswege verkozen. Indien het aantal kandidaten het aantal plaatsen overschrijdt, moet men overgaan tot democratische verkiezingen.
- De ouderraad bepaalt of er een maximum aantal leden vastgelegd wordt en hoeveel het maximum aantal bedraagt.
- Op uitnodiging van de ouderraad nemen de directeur en een afvaardiging van de personeelsleden deel aan de vergaderingen van de ouderraad, in een raadgevende functie.
- De ouderraad heeft drie bestuursfuncties: een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
De voorzitter is de eerste contactpersoon van de ouderraad met het schoolteam. Hij is op de hoogte van alle afspraken tussen ouderraad en schoolteam om zo de samenwerking vlot te laten verlopen. De voorzitter bereidt de vergaderingen van de ouderraad voor, stelt de agenda samen en leidt de vergaderingen.
De secretaris maakt de verslagen van de vergaderingen van de ouderraad en zorgt dat iedereen de verslagen krijgt. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de secretaris de taken van de voorzitter over. Samen met de voorzitter verzorgt hij/zij de communicatie van de ouderraad.
De penningmeester staat in voor de boekhouding en houdt toezicht op de inkomsten en uitgaven van de ouderraad. Hij/zij zorgt ervoor dat alle betalingen gebeuren en doet dat in overleg met de voorzitter en de schooldirectie.
- De ouderraad verkiest op democratische wijze de bestuursleden alsook de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad.
- Een mandaat in de ouderraad duurt twee jaar. Uittredende leden zijn steeds herkiesbaar zolang ze een kind op school hebben.
- Ouders die tegelijkertijd in dezelfde school deel uitmaken van de inrichtende macht of het schoolbestuur of tot het personeel behoren, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen of de ouders vertegenwoordigen in de schoolraad.
6. Werking:
- De ouderraad vergadert minimaal vijf keer per schooljaar. De data van de vergaderingen worden aan het begin van het schooljaar vastgelegd. De vergaderingen gaan steeds door op de school. Naast de leden van de ouderraad worden telkens enkele leerkrachten en de directie van de school uitgenodigd om deel te nemen aan de vergaderingen in een raadgevende functie.
- Eenmaal per jaar op het einde van het schooljaar vergadert de ouderraad met het voltallige schoolteam. Op die vergadering leggen we de agenda vast voor het volgende schooljaar, evalueren we het voorbije schooljaar en maken we afspraken over de besteding van de financiële middelen voor het volgende schooljaar.
- In alle vergaderingen wordt gestreefd naar een consensus. In uitzonderlijke gevallen wordt er tot stemming overgegaan. Wanneer het over personen gaat, wordt er geheim gestemd.
- Om beslissingen te nemen moet minstens de helft + 1 van de leden van de ouderraad aanwezig zijn op een vergadering.
- De ouderraad organiseert aan het begin van het schooljaar een informatievergadering voor alle ouders om hen in te lichten over wat de ouderraad doet en waar onze middelen voor gebruikt worden. Er wordt een stand van zaken gegeven van het voorbije schooljaar en de plannen voor het komende schooljaar worden toegelicht.
- Voor de organisatie van grote evenementen of activiteiten werkt de ouderraad met werkgroepen. Daarin zitten een aantal leden van de ouderraad samen met een aantal leden van het schoolteam om een activiteit praktisch te organiseren.
Voor elke werkgroep wordt een coördinator aangesteld. Hij of zij maakt de verslagen van de vergaderingen en zorgt voor een vlotte communicatie en werking van de werkgroep.
De werkgroep neemt autonoom beslissingen over de praktische organisatie van een activiteit en rapporteert aan de ouderraad. Waar nodig kan een werkgroep de mening van alle leden van de ouderraad vragen voor ingrijpende beslissingen.
7. Financiën:
- De ouderraad staat in voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om haar doelstellingen en taken mogelijk te maken. Daartoe organiseert zij onder meer allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard, doet zij beroep op sponsors en/of subsidies van lokale raden of instanties.
- Alle middelen die de ouderraad verwerft, worden prioritair besteed aan de werking van de school in de breedste zin van het woord en aan de verwezenlijking van de taken van de ouderraad. De middelen moeten uiteraard rechtstreeks of onrechtstreeks het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen van de school ten goede komen.
- De ouderraad opent een eigen rekening waar de directeur en twee ouders, waaronder de penningmeester, een volmacht hebben.
- De financiële middelen worden beheerd door de ouderraad. Het bijhouden van de kas, onafhankelijk van die van de school, gebeurt door de penningmeester.
- De ouderraad streeft nooit persoonlijke verrijking van de leden na. De tegoeden zijn geen persoonlijke eigendom van de leden. En de leden hebben geen recht op recuperatie van de gedane inbrengen noch op een aandeel in de behaalde winsten, ook niet bij uittreding, uitsluiting of overlijden van een lid of bij ontbinding van de ouderraad.
- Alle in- en uitgaven worden in een eenvoudige boekhouding bijgehouden door de penningmeester. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.
- Het saldo op de rekeningen van de ouderraad moet ten allen tijde positief blijven.
- De ouderraad streeft naar volledige financiële transparantie. Alle leden van de ouderraad hebben inzagerecht in de boekhouding. Op de jaarlijkse informatievergadering krijgen de ouders een overzicht van de financiële stand van zaken en in de vergaderingen van de ouderraad zijn de financiën een vast agendapunt.
- Tijdens de jaarlijkse vergadering van de ouderraad met het voltallige schoolteam worden afspraken gemaakt over de besteding van de financiële middelen in het volgende schooljaar.
- Bij ontbreken van een doel voor de beschikbare gelden, zorgt het kernbestuur voor een zo voordelig mogelijke plaatsing van de voorradige gelden, zonder mogelijkheid tot speculatie en met kapitaalgarantie.
8. Informatieplicht naar de vrijwilliger:
- Alle personen (leden van ouderraad of andere personen) die meehelpen aan een schoolactiviteit of de voorbereiding ervan, waarbij de schooldirectie de opdracht geeft, zijn verzekerd via de verzekering van de school. Als de leden van de ouderraad zelf een activiteit organiseren waar de school niet bij betrokken is, dan komt de verzekering niet tussenbeide.
- De school is aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden veroorzaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk. Indien de vrijwilliger bij het verrichten van het vrijwilligerswerk de school of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog en zijn zware schuld. Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.
- De verzekeringsmaatschappij en polisnummer van de schoolpolis zijn:
Ethias, polisnummer 45.076.389
- De school en ouderraad voorzien geen enkele vergoeding voor de vrijwilligersactiviteiten.
- Geheimhoudingsplicht: De leden van de ouderraad en de ouders die de school en
ouderraad vrijwillig hun diensten aanbieden zijn gebonden aan de geheimhoudingsplicht.
9. Wijziging van het huishoudelijk reglement.
Het huishoudelijk reglement van de ouderraad kan slechts gewijzigd worden door een algemene vergadering waarop alle leden van de ouderraad zijn uitgenodigd en met het akkoord van ten minste twee derde van de aanwezige leden.
10. Ontbinding van de ouderraad
Bij ontbinding van deze ouderraad worden de financiële middelen die nog voorradig zijn ter beschikking gesteld van de school voor de aankoop van didactische materialen.
